Promo  |   |  09.07.2015 01:45

Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов


Сотрудники службы делопроизводства предприятия обязаны обеспечить надлежащее хранение и сохранность документов. Все бумаги, имеющие практическую ценность, хранятся в структурном подразделении компании или за ее пределами. На сегодняшний день практически каждая архивная компания готова предложить широкий спектр услуг по обработке, хранению, уничтожению документов.

Под оперативным хранением подразумевается содержание исполненных бумаг и документов, находящихся в процессе реализации, до момента их передачи в архив или на уничтожение. К ним относятся: служебные записки, приказы по личному составу, табели учета, отчеты, планы, поручения и т.д.

Большим спросом пользуется депозитарное хранение документов, заключающееся в передаче бумаг на хранение сторонним организациям путем заключения договора. Чаще всего так поступают с первичной бухгалтерской документацией, составляющей 90% от полного документооборота компании. Сюда включают накладные, хозяйственные договора, счета-фактуры, акты.

Премущества депозитарного хранения

Хранение документов вне офиса имеет множество достоинств, в том числе:

  • обеспечение сохранности рабочих бумаг в специально оборудованном помещении;
  • минимизация затрат на организацию собственного хранилища документов;
  • возможность получения широкого спектра дополнительных услуг.

В помещениях специализированных компаний, которые принимают документы на депозитарное хранение, поддерживаются оптимальные условия для содержания дел: соблюдается температурный режим, уровень влажности и освещения, устанавливается современная система пожаротушения, имеется видеонаблюдение и круглосуточная охрана.

Хранение документов в архивных компаниях производят в файловых, архивных коробах и сейфах, отличающихся надежностью, функциональностью. Для удобства изделия снабжены табличками для маркировки. Доступ к документам, переданным на хранение, есть только у сотрудников архива и лиц, передавших документы.

На депозитарное хранение принимают информацию на различных видах носителей: бумажных, электронных, цифровых (фото и видео). Важно отметить, что услуга гарантирует полную конфиденциальность: на коробы с документацией обычно наносят штрих-коды, при этом любая информация с реквизитами компании отсутствует. При необходимости сотрудники или руководитель предприятия, подав заявку, смогут в любое время получить доступ к отданной в архив информации. Внеофисное хранение рабочих бумаг регламентируется действующим законодательством и поэтому пользуется большим спросом.


Понравилась статья? Оцените ее:


Система Orphus: Если вы заметили ошибку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl + Enter Система Orphus

© Mixstuff 2012. Права на опубликованный перевод принадлежат владельцам вебсайта mixstuff.ru
Все графические изображения, использованные при оформлении статьи принадлежат их владельцам. Знак охраны авторского права распространяется только на текст статьи.
Использование материалов сайта без активной индексируемой ссылки на источник запрещено.

Понравилась статья?
Поделись с друзьями!

x

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *